Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können. Für die Gastronomie heißt das vor allem: Lieferantenrechnungen – vom Großhandel bis zum Getränkelieferanten – kommen als E-Rechnung. Dieser Artikel fasst die Pflichten zusammen und zeigt, welchen Teil der Arbeit ein Rechnungsassistent vorbereiten kann – Prüfung und Versand bleiben beim Team.
Was seit dem 1. Januar 2025 gilt
Grundlage ist § 14 UStG. Seit dem 1.1.2025 muss Dein Betrieb E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Eine E-Rechnung ist kein PDF: Sie liegt in einem strukturierten elektronischen Format vor, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht – zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD. Nur so kann sie ohne manuelle Erfassung weiterverarbeitet werden (Quelle: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html).
Was das für die Gastronomie konkret bedeutet
Betroffen ist der B2B-Bereich, also Rechnungen zwischen Unternehmen. In der Gastronomie sind das in erster Linie die Lieferantenrechnungen: Großhandel, Getränkelieferanten, Wäscherei, Technik. Diese musst Du seit dem 1.1.2025 als E-Rechnung empfangen können. Deine Gästebelege – die Tischrechnung für den einzelnen Gast – sind keine B2B-Rechnung und von der Pflicht nicht betroffen. Anders sieht es aus, wenn Du an Unternehmen abrechnest, etwa bei Firmenfeiern oder Catering: Das ist B2B, hier gelten beim Versand die Übergangsfristen.
Eingang: Lieferantenrechnungen als E-Rechnung
Deine Lieferanten stellen Dir zunehmend E-Rechnungen. Dein Betrieb muss sie empfangen und verarbeiten können – ein PDF-Postfach reicht dafür nicht.
Ausgang: nur bei Geschäftskunden
Tischrechnungen an Gäste sind nicht betroffen. Rechnest Du an Unternehmen ab – Firmenfeier, Catering, Gutscheine für Firmen – gelten beim Versand die Übergangsfristen.
Die Übergangsregeln im Überblick
Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen: Bis Ende 2026 darfst Du mit Einwilligung des Empfängers weiter Papier- oder einfache PDF-Rechnungen versenden. Betriebe mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro dürfen das bis Ende 2027. Ab dann gilt die E-Rechnung auch beim Versand an Unternehmen (Quelle: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html). Wer für öffentliche Auftraggeber tätig ist – etwa bei Kantinen- oder Behördencatering – braucht zusätzlich die passende Leitweg-ID.
Was ein Rechnungsassistent vorbereitet – und was das Team prüft
Ein Rechnungsassistent liest eingehende Lieferantenrechnungen aus und legt die Daten dem Vorgang zu – Lieferant, Betrag, Positionen, Rechnungsdatum. Gebucht wird nach Prüfung durch das Team. Beim Ausgang erstellt er aus den hinterlegten Daten einen Rechnungsentwurf im passenden Format, inklusive Deiner Stammdaten wie Steuernummer und Bankverbindung. Den Versand übernimmt er nicht: Rechnungstext, Beträge und Format werden vom Team geprüft und freigegeben.
Das gehört vor die Einführung
Drei Punkte müssen stehen, bevor der erste Entwurf entsteht: vollständige Stammdaten, das Zielformat je Empfänger und die Aufbewahrung. Für die Aufbewahrung digitaler Unterlagen gelten die GoBD: nachvollziehbar, unveränderbar, im Original (Quelle: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/2019-11-28-GoBD.html). Ein E-Rechnungsentwurf ist eine Verarbeitungsstufe, kein Ersatz für die ordnungsgemäße Ablage.
Häufig gestellte Fragen
Muss ich seit 1.1.2025 jede Rechnung als E-Rechnung verschicken?
Nein. Der Empfang von E-Rechnungen ist Pflicht – in der Gastronomie betrifft das vor allem Lieferantenrechnungen. Beim Versand gelten die Übergangsfristen: bis Ende 2026 mit Einwilligung des Empfängers, für Betriebe mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro bis Ende 2027.
Ist die Tischrechnung für meine Gäste eine E-Rechnung?
Nein. Gästebelege sind keine B2B-Rechnung und von der E-Rechnungspflicht nicht betroffen. Betroffen sind Rechnungen zwischen Unternehmen, etwa Lieferantenrechnungen oder Rechnungen an Geschäftskunden.
Ist ein PDF eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung liegt in einem strukturierten Format wie XRechnung oder ZUGFeRD vor. Ein einfaches PDF erfüllt die Anforderungen nicht.
Was macht der Assistent bei eingehenden Rechnungen?
Er liest die Rechnungsdaten aus und legt sie dem Vorgang zu. Prüfung, Kontierung und Zahlungsfreigabe bleiben beim Team.
Timo Brandt